Il bisogno di conoscenza ed il valore dell’informazione

A Delfo, ai piedi del Monte Parnaso, si ergeva un famoso tempio di Apollo, dove le sacerdotesse davano responsi tanto ambigui ed oscuri da essere spesso pericolosamente sviati. Ne fu vittima anche Filippo il Macedone, che, al tempo della sua spedizione persiana, ricevette questo oracolo: “La vittima designata, incoronata a morte, sta davanti all’altare”. Egli ritenne si trattasse del re di Persia, ed invece si parlava di lui. I nostri “oracoli” moderni talvolta sanno essere altrettanto ambigui e svianti.
T.S. Eliot scrisse nel dramma La rocca: “Dov’è la conoscenza che abbiamo smarrito nell’informazione?”, a questa domanda un analista di dati potrebbe aggiungere: “Dov’è l’informazione che abbiamo perduto nei dati?”.
L’informazione non sempre si trasforma in conoscenza.

Ci sono molte ragioni per essere guardinghi circa la validità e l’interpretazione dei dati, ma il desiderio di conoscenza e quindi la necessità di informazione è antico quanto l’uomo e molti problemi, che dobbiamo affrontare oggi, hanno origine remota. Non siamo in grado di rispondere in modo esplicito ai quesiti enunciati, ma qualunque domanda ci si ponga sulla tecnologia dell’informazione si dovrebbe tener  presente che la funzione che essa svolge non è una novità, bensì un fatto antico nella vita e nella società umana.

Oggi la tecnologia digitale consente il reperimento, la trasmissione, l’archiviazione e l’elaborazione di dati che diventano informazione.
Per quanto potenti le tecnologie dell’informazione non sono altro che strumenti nelle mani dell’uomo: se usati in modo corretto possono essere molto utili a soddisfare il bisogno di conoscenza, un loro uso scorretto può per contro
produrre effetti dannosi. Per avvalersene nel migliore dei modi bisogna comprenderne il valore e conoscerne il giusto uso.

Oggigiorno il fabbisogno di informazioni per dirigere un’azienda è cresciuto rapidamente per effetto di fenomeni che si collocano all’esterno ed all’interno della stessa. I primi sono rappresentati dall’intenso e frequente mutamento di valori e situazioni ambientali, che ha interessato non solo il sistema economico ma anche il contesto sociale, culturale e politico. I secondi, invece, sono costituiti dall’adozione sempre più diffusa di metodi e strumenti avanzati di direzione.
L’attuazione del processo di direzione comporta un flusso continuo e coordinato di informazioni, che devono essere raccolte, elaborate ed inviate a tutti coloro che operano all’interno della struttura organizzativa. A questa circolazione interna delle informazioni, si aggiunge uno scambio interessante di notizie tra l’impresa e l’ambiente. L’impresa, in quanto istituto finalizzato alla produzione economica, è chiamata ad interagire in continuazione con l’ambiente dal quale trae le risorse necessarie allo svolgimento della sua attività ed al quale convoglia i risultati ottenuti da quest’ultima. Consegue che l’impresa nel costruire e gestire il suo dinamico equilibrio con l’ambiente, dal quale dipende la sua sopravvivenza, il suo sviluppo nel tempo e la sua legittimazione sociale ad esistere, deve preoccuparsi di instaurare, mantenere e sviluppare costruttive relazioni con i differenti portatori di interesse (stakeholder). Inoltre, un vivace dinamismo ambientale comporta gradi più elevati di incertezza ed imprevedibilità nel governo del sistema di impresa e maggiori necessità di conoscenza: più il contesto economico sociale appare caratterizzato da fenomeni in rapida evoluzione, che richiedono subitanei e profondi cambiamenti dei comportamenti di gestione, più rilevanti divengono le esigenze informative per un’efficace azione direzionale.
Il problema di raccogliere, elaborare e fare circolare le informazioni riveste, dunque, un ruolo critico soprattutto nell’organizzazione di grandi complessi produttivi.

Misurare la performance aziendale

Il primo passo in qualsiasi processo di miglioramento aziendale è la misurazione, infatti se non conosciamo la realtà che vogliamo migliorare non è possibile nessun cambiamento. Immaginate di essere paracadutati in un luogo sconosciuto, senza una bussola ed una cartina incontrerete enormi difficoltà per raggiungere un qualsiasi luogo. La misurazione è una attività fondamentale per qualsiasi impresa, anche se si tratta di un piccolo negozio di abbigliamento o di una piccola attività artigianale, altrimenti si corre il rischio che l’impresa non sopravviva.
Alcuni piccoli imprenditori obbiettano che conoscono la loro attività e possono gestirla senza strumenti di misurazione, e che questi strumenti sono eccessivi per una piccola realtà come la loro. È il primo passo verso il fallimento, per quanto si possa essere esperti e navigati imprenditori la misurazione ed il controllo sono essenziali. Immaginate che la cassa della vostra azienda stia diminuendo anche se il vostro fatturato stia crescendo, intuite che ci sono delle spese che dovreste ridurre, fate un giro in magazzino e ad occhio vi sembra che ci sia troppo materiale, decidete quindi di ridurre gli ordini ai vostri fornitori, dopo qualche mese alcuni clienti iniziano a lamentarsi perché ricevono i loro ordini in ritardo.
Questo è quanto accade se le nostre decisioni si basano solo sull’intuito, se la vostra impresa avesse avuto un sistema di misurazione (più o meno sofisticato questo dipende dalle esigenze del vostro business) avrebbe potuto immediatamente avere l’elenco degli articoli con l’indice di rotazione più basso ed intervenire solo su quelli, inoltre un sistema di misurazione potrebbe evidenziare dei costi elevati di trasporto oppure dei tempi di prelievo non soddisfacenti. I costi logistici a volte possono incidere molto sul prodotto finale, ma se non conoscete a quanto ammontano questi costi e come si siano originati, una qualsiasi attività di miglioramento in questo senso sarebbe come camminare ad occhi bendati, non è escluso che voi riusciate a raggiungere il vostro risultato, ma quante volte dovrete urtare contro qualcosa prima di riuscirci?

Utilizzare strumenti che ci permettono di avere una visibilità sulla nostra attività  è alla portata anche delle piccole imprese con costi sostenibili, la business intelligence non è solo per le grandi imprese ma per tutte, quello che cambia è la strumentazione. Una grande impresa con i suoi diversi stabilimenti ed i magazzini sparsi per il mondo è come un aereo ed ha pertanto bisogno per essere guidata di una sofisticata strumentazione. Una piccola impresa può essere paragonata ad una bicicletta pertanto non ha di certo bisogno di un radar, di un altimetro o di strumenti per la misurazione delle condizioni meteo, però se ci montiamo sopra un GPS per biciclette, il nostro percorso può essere molto più agevole e possiamo spingerci anche in territori poco conosciuti. La strumentazione di misurazione deve essere adeguata al mezzo che stiamo guidando così se guidiamo una multinazionale abbiamo bisogno di un sistema ERP e di un software di business intelligence e di personale competente per gestirli, se guidiamo una piccola attività artigianale allora ci basta un gestionale e ed un foglio di calcolo per le nostre analisi.

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